Journal, referater og feil i barnevernets dokumenter

Temaguide: Undersøkelse hos barnevernet

I en undersøkelsessak kan små formuleringer senere få stor betydning. Et referat kan bli sitert i en rapport, som igjen kan bli brukt i en senere sak.

Derfor er dokumentasjon en viktig rettssikkerhetsgaranti.

Journalplikten

Barnevernsloven § 12-4 pålegger barnevernet å føre journal for hvert barn.

Journalen skal inneholde alle vesentlige faktiske opplysninger og barnevernsfaglige vurderinger som barnevernet bygger saksbehandlingen på og som kan ha betydning for beslutninger og vedtak.

Det betyr at sentrale vurderinger ikke bare bør eksistere muntlig eller i saksbehandlerens minne.

Fakta og vurdering bør kunne skilles

Et godt journalnotat gjør det mulig å se:

• hvem som har gitt opplysningen,
• hva som faktisk ble sagt eller observert,
• og hva som er barnevernets faglige vurdering.

Påstanden «mor virker ustabil» er en vurdering. Opplysningen «mor avlyste tre av fire møter» er et konkret faktum som kan kontrolleres.

Begge kan være relevante, men de er ikke det samme.

Hva hvis referatet er feil?

Foreldre bør lese referater og journalnotater når de får innsyn.

Hvis et vesentlig punkt er feil, kan foreldrene sende en kort, presis skriftlig korrigering:

• hva som står,
• hva forelderen mener er korrekt,
• og eventuell dokumentasjon.

Det er ikke nødvendigvis riktig eller mulig å slette det opprinnelige dokumentet, særlig hvis det dokumenterer hva en melder faktisk opplyste. Men foreldrenes innsigelse bør kunne inngå i saken slik at den som senere leser dokumentet ser at faktum er bestridt.

Kontradiksjon

Forvaltningsloven § 17 og barnevernsloven § 12-6 gir partene rettigheter til å bli forelagt opplysninger og få anledning til å kommentere dem, innenfor lovens unntak.

Barnevernet bør derfor ikke bygge et belastende vedtak på en sentral ny opplysning som foreldrene aldri har fått mulighet til å imøtegå, uten at det foreligger lovlig grunn for dette.

Muntlige samtaler

Også viktige muntlige opplysninger skal dokumenteres når de kan få betydning for saken.

Foreldre kan etter et viktig møte sende en kort e-post: «For ordens skyld oppfatter jeg at vi ble enige om følgende …»

Det kan redusere senere uenighet om hva som ble sagt.

Barnets opplysninger

Opplysninger fra barnet krever særlig varsomhet. Barnet skal vite hva informasjonen kan brukes til og hvem som kan få innsyn.

Referatet bør gjengi barnets mening på en måte som ikke blander barnets egne ord sammen med den voksnes tolkning.

Kilder

• Barnevernsloven §§ 12-4 og 12-6: lovdata.no
• Forvaltningsloven § 17: lovdata.no
• Barnevernsloven § 1-4 om barnets medvirkning: lovdata.no
• Helsetilsynet, undersøkelsesarbeid 2024–2026: helsetilsynet.no

Skrevet av Christian Wulff Hansen, advokat i Advokatfirmaet Wulff AS i Mosjøen. Les mer om advokatbistand for foreldre i barnevernssaker.