Når beslutningen om å arrangere et familieråd er tatt, går det vanligvis noen uker før selve møtet finner sted. Ved behov for rask handling kan familierådet organiseres innenfor få dager til en uke.
Familierådet følger en fastsatt struktur, men tilpasses samtidig etter deltakernes sammensetning, barnets alder, kulturell bakgrunn med mer. Hovedprinsippet er at alle har rett til å uttrykke sine meninger.
Møtet arrangeres på en passende lokasjon, og det er vanlig å inkludere et felles måltid som en del av familierådsmøtet.
Det faktiske familierådsmøtet kan deles inn i tre hoveddeler:
I den første delen er alle deltakerne til stede, og familien mottar informasjon fra relevante «fagpersoner». Denne informasjonen er allerede kjent for barna og de foresatte på forhånd. Eksempler på fagpersoner som ofte blir invitert inkluderer skoleansatte, helsepersonell, familievernspersonell eller andre som er kjent med barnet og familien.
I den andre delen diskuterer familien og nettverket alene uten tilstedeværelse av andre offentlige personer. Familierådskoordinator og initiativtaker fra barnevernet (eller annen relevant person) holder seg utenfor møtet, men kan kontaktes ved behov. Her utarbeides en plan.
I den tredje delen presenterer «sekretæren» familierådets plan. Hvis saken gjelder barnevern, vil barnevernet, i samsvar med sitt lovverk, evaluere om forslagene tilfredsstiller barnets behov.
Når enighet oppnås om planens innhold, iverksettes planen i praksis.
