I gjennomføringen av samtaleprosessen i henhold til forskriften om samtaleprosess i barneverns- og helsenemnda, er det en nødvendighet med grundig dokumentasjon av alle vesentlige trinn. Sentralt i denne dokumentasjonsprosessen står møteboken, som utgjør et nøkternt, men avgjørende verktøy for å sikre rettferdighet og transparens i behandlingen av saken.
I henhold til §11 i forskriften skal møteboken nedtegne først og fremst at partene har samtykket til møtet, samt at habiliteten til både nemndleder og den sakkyndige er nøye vurdert. Dette skaper en klar forståelse av de juridiske rammene og sikrer integriteten til prosessen.
Videre skal møteboken reflektere hva partene har blitt enige om i samtalemøtet, inkludert eventuelle avtaler om midlertidige ordninger eller frivillige tiltak etter barnevernsloven. Denne delen av møteboken gir et konkret bilde av konklusjonene som er nådd i løpet av prosessen.
Møteboken skal også tydelig indikere hvordan saken vil bli behandlet videre: om den går over til ordinær behandling, om den avgjøres ved forenklet behandling, eller om den blir trukket. Denne informasjonen er avgjørende for å opprettholde klarhet og struktur i behandlingen av saken.
Etter møtet blir møteboken gjort kjent for partene så snart som mulig, slik at de har tilgang til nødvendig informasjon om videre fremgang i saken.
Videre utgjør møtebøkene fra samtaleprosessen en viktig del av dokumentasjonen ved påfølgende ordinær behandling av saken. Disse, sammen med skriftlige oppsummeringer av observasjoner og samtaler utført av den sakkyndige, samt andre relevante dokumenter fremlagt i løpet av prosessen, sikrer en kontinuitet og helhetlig forståelse av saken.
Gjennom en grundig dokumentasjon av hver fase i prosessen, fra start til slutt, sikres både partenes rettigheter og barnets beste, samtidig som rettssikkerheten opprettholdes på en måte som er åpen, ærlig og transparent.
